Workshop en télétravail

Les workshops, on les aime pour 3 bonnes raisons :

1. Ils permettent d’être très efficace
2. D’impliquer tout le monde
3. D’être créatif et de tirer des conclusions

Chez 40/60, on les utilise pour tout type de projet : le workshop de kick-off pour lancer la mission, le workshop d’idéation, de co-conception, en sprint design, etc. Mais en ces temps où se retrouver est si difficile, comment pouvons nous faire pour continuer à réfléchir efficacement ensemble ?

Si vous n’avez pas envie de reporter ou d’annuler vos sessions de travail, voici quelques petites astuces : (je vous propose notre version, mais n’hésitez pas à optimiser en fonction de votre confort)

Quelle configuration ?

Un workshop est une expérience collaborative qui peut prendre plusieurs types de configuration.

Le format doit s’adapter au type de séance que vous voulez donner.

La configuration n°1, adaptée au petit format et prise de décision rapide favorise l’échange et les discussions stratégiques.

la configuration n°3 est adaptée a des équipes autonomes, seuls les bons outils sont à organiser selon le sujet.

Les configurations n°2 et 4 sont les formats de prédilection à utiliser afin de faire progresser un projet. L’animation et la facilitation permetent de garantir une qualité de workshop supérieure. La particularité du n°4 repose sur l’animation de plusieurs groupes. Cette répartition augmente la productivité et l’inclusion de chaque membre de l’équipe.

Comment structurer son workshop ? 👇

Avant toute chose, rappelons-nous les objectifs d’un workshop : Utiliser l’intelligence collective afin de produire des résultats créatifs. Autrement dit, la clé de la réussite de votre workshop digital sera de réussir à communiquer avec tout le monde et que tout le monde puisse s’exprimer. Ensuite, être capable de produire du contenu créatif afin d’atteindre vos objectifs.

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Pour communiquer :

Privilégiez un dispositif de visioconférence fonctionnant avec un lien comme :

• hangouts
• google meet
• zoom
• whereby

Si vous faites un workshop avec 1 seul groupe de travail, il n’y a pas trop de complications, veillez bien à ce que tout le monde respecte le temps de parole de l’autre.

Si vous faites des workshops avec au moins 2 groupes, les choses se compliquent un peu. Voici comment nous fonctionnons :

1. Il y aura 1 super animateur et 1 facilitateur par groupe.

2. Créer un lien par groupe et un lien “plénière”. La plénière sert a rassembler tout le monde ainsi qu’à expliquer tout les exercices à l’ensemble des participants et pour les restitutions d’exercices.

Comme ceci :

Lien plénière : www....

Lien groupe 1 : www....

Lien groupe 2 : www...

3. Le super animateur sautera de lien en lien afin de s’assurer de la réussite de chaque groupe.

4. Ces visioconférences sont à doubler avec un chat (comme slack, discord, ou votre espace de discussion interne), qui sera le lieux de prédilection si quelqu’un est perdu, déconnecté ou autre... Rappelez aussi ici les règles du jeu et touts les liens nécessaires au workshop.

Pour créer :

Voici une liste d’outils qui permettent de créer ensemble :

• Mural.co
• Miro
• Klaxoon
• ou encore Figjam, le tout nouveau que nous utilisons à l'agence

Le timebox (la gestion du temps de votre atelier) est très important habituellement dans un workshop. Ici, il le sera d’avantage. Les outils comme Mural possèdent des minuteurs intégrés à leur solution et vous facilitent la vie. À la fin de chaque compteur, veuillez à bien communiquer avec l’ensemble des participants pour se retrouver en plénière et partager le résultat de l’exercice.

Mural possède beaucoup de canvas qui permettent de structurer les exercices. Vous pouvez également coller les votre ou en créer dans l’espace de travail. Celui-ci s’agrandit en tirant sur les cotés, seulement si vous commencez par un “blank mural”.

Nous conseillons d’utiliser un “blank mural” dans lequel vous pouvez ajouter les exercices de votre choix. Cette solution permet de mettre tous les canvas sur le même mural. Ainsi vous pouvez voir l’évolution des différentes équipes en même temps. Certains exercices sont dépendants les uns des autres, comme nous pouvons le voir dans la photo ci-dessous (persona > journey map > hiérarchisation des besoins). Cette pratique permet d’éviter des aller-retours chronophages entre différents murals.

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La préparation

La distance ajoutant de la difficulté à l’organisation, il faut donc bien se préparer en amont afin que tous les supports fonctionnent et que chacun puisse être connecté aux bons outils. Un mail récapitulant tous les liens nécessaires doit être envoyé à tous les participants du workshop.

Au départ de la session, prévoyez 2 min afin de vous assurer que tout le monde soit bien connecté aux outils.

‍Conclusion

J’ai testé ce format à distance la semaine dernière avec l’équipe de Live For Good, à l’occasion d’un workshop co-création. Nous étions 10 personnes, répartis en 2 groupes de travail.

Christophe Conceicao, head of opération de Live for Good témoigne :

“Merci encore à tous ! Une très bonne session de travail, hâte de voir le fruit de notre travail 🙂”

Les workshops sont toujours éprouvants mentalement, car le cerveau est très sollicité mais aussi physiquement car habituellement nous piétinons devant les post-it. Cette fois-ci ce sont les yeux qui piquent et le dos qui fait mal. Prévoyez des pauses et des moments pour distraire les participants afin de relâcher les esprits. Malgré le trop plein de pixels, les retours sont extrêmement motivants et encourageants. Pour être honnête, l’expérience ressentie est équivalente à un workshop IRL (dans la vrai vie) et la créativité est au rendez-vous.

N’hésitez pas à commenter si vous avez besoin de tips sur mural. En attentant, nous sommes sur qu’à votre tour vous serez capable de réaliser un workshop en télétravail.

Merci à nos clients et partenaires de nous faire confiance sur ce format adapté :

• Live for good : Workshop de co-création — 10 personnes
• Ma petite planète : Initiation design thinking — 4 personnes
• Monsieur Guiz : Workshop Design fiction — 15 personnes
• Les premières : workshop design thinking — 12 start-ups
• et bien plus encore ...
  

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